Внедрение электронного документооборота в ООО "БФИ", дочерней компании холдинга РЖД, на основе решения фирмы «1С» ‒ «1С:Документооборот 8 ПРОФ»

Цель нашей компании - предоставление лучших решений консалтинга и автоматизации в различных отраслях и направлениях, объединяя опыт ведущих специалистов информационных технологий.

Подтверждение и описание внедрения на сайте «1С» Отзыв о внедрении на сайте «1С»

О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА

БФИ11.jpgСудоходная компания, входящая в холдинг ОАО «РЖД», осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.

Сайт: http://railtranssystems.com

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Основная цель проекта создание эффективной системы электронного документооборота в управляющей компании дочерней структуры ОАО «РЖД»главная задача – реализовать в компании переход от бумажного документооборота к электронному.

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:
  • Получить упорядоченное хранение и быстрый доступ к документации. Обеспечить оперативную работу с входящей и исходящей корреспонденцией, а также внутренними документами компании. 
  • Организовать выдачу и контроль исполнения поручений, получить возможность отслеживания и контроля поручений на всех этапах их исполнения.
  • Наладить электронный архив документов. Получить систему с возможностью самостоятельной гибкой настройки прав доступа сотрудников компании к разделам архива.

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ

  • Учет входящей и исходящей& корреспонденции, а также внутренних документов в соответствии с принадлежностью к определенным тематикам (например запрос из ФАС и распоряжение Министерства транспорта).
  • Автоматизация процессов выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании
  • Обеспечение контроля исполнения поручений руководителями подразделений.
  • Предоставление руководителем компании информации о состояния отработки того или иного запроса от вышестоящих организаций подразделениями ООО «БФИ».
  • Обеспечение бизнес процесса согласования заявки на расходование денежных средств.

ВЫБОР РЕШЕНИЯ

Специалисты «АКСИОНТ» предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С: Документооборот 8 ПРОФ»

Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

  • По результатам проведенной демонстрации решения консультантами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
  • Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.
  • Минимальное время на развертывание системы и возможность бесшовной интеграции с другим решением используемым Заказчиком - «1С:ERP Управление предприятием 2».

СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ

В целом типовое решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» удовлетворяло большинству требований Заказчика. Специалисты «АКСИОНТ» провели следующие работы по постановке процесса и  настройке типового решения с учетом особенностей компании «БФИ»: 

  • Выполнен анализ бумажного документооборота в компании, по результатам которого был разработан регламент учета внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, а также определены процессы документооборота с учетом отражения их электронной системе.
  • Произведены стартовые настройки системы и нормативно-справочной информации.
  • Разработана и организована структура папок хранения внутренней документации. 
  • Собрана, проанализирована и загружена историческая информация по входящей/исходящей корреспонденции (включая сканы документов) из файлов в формате MS Excel.
  • Разработана схема назначения структуры прав доступа к информации.
  • Выполнены настройки права доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и подразделений.
  • Назначены маршруты и запущены бизнес процессы выдачи и контроля распоряжений в соответствии с задачами компании Заказчика.
  • Спроектирован и разработан механизм одновременной привязки любых видов документов к нескольким «темам» (запросам от разных организаций или структур).
  • Настроены бизнес-процессы согласование заявок на расход денежных средств с интеграцией с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2».
  • Выполнены доработки интерфейсов рабочих мест пользователей системы.
  • Доработаны отчеты под требования руководства компании.
  • Проведено первоначальное обучение пользователей, а также оказаны консультации на этапе запуска системы в эксплуатацию.
Все задачи проекта по внедрению системы электронного документооборота были выполнены в течении 2,5 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 130 часов.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована бесшовная интеграция с используемым в компании программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2»

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило полностью автоматизировать документооборот в ООО «БФИ».

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

  • Несколько тысяч документов хранится в единой базе, вместе с тем время на поиск и доступ к любому документу снизился в сотни раз – до нескольких секунд.
  • С внедрением системы руководство компании исключило ситуации просрочки или отсутствие ответов на запросы от государственных учреждений и профильных ведомств. 
Как отметил результаты внедрения и.о. Генерального директора ООО «БФИ» Станков И.А.:

«... Внедрение системы электронного документооборота позволило освободить стол от завала бумаг и исключить ситуации, когда не своевременно или некачественно отрабатываются запросы от Министерств и профильных учреждений. Можно положительно оценить функциональность решения автоматизации электронного оборота фирмы «1С» – «1С:Документооборот 8» и порекомендовать использовать опыт автоматизации подобных решений силами консультантов компании «АКСИОНТ»