Внедрение электронного документооборота в ЗАО «Холодон» на основе решения фирмы 1С – «1С: Документооборот 8 ПРОФ»

Цель нашей компании - предоставление лучших решений консалтинга и автоматизации в различных отраслях и направлениях, объединяя опыт ведущих специалистов информационных технологий.

Описание внедрения на сайте «»                               Подтверждение о внедрении на сайте «1С»

О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА:
content_Лого_4_Laguna.png

Торгово-производственный холдинг ЗАО «Холодон» основан в 1992 году. Всего за несколько лет компания прошла путь от небольшой гарантийной мастерской до мощного многопрофильного предприятия, пользующегося репутацией надежного делового партнера. Сегодня подразделения «Холодон» выполняют полный комплекс работ по подбору, проектированию и установке систем кондиционирования (кондиционеры, сплит-системы), отопления и вентиляции, промышленного и коммерческого холодоснабжения, оказывают услуги по ремонту и сервисному обслуживанию установленных систем.

Сайт: http://holodon.ru

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Основная цель проекта – организация и построение эффективной системы электронного документооборота совместно с используемым программным продуктом «1С: ERP Управление предприятием 2» в торгово-производственном холдинге ЗАО «Холодон», главная задача – настройка и запуск системы, позволяющей полностью автоматизировать документооборот компании, а также создание электронного архива первичных документов и договоров ЗАО «Холодон».

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:
  • Создать систему электронного архива первичных документов и договоров с возможностью самостоятельной гибкой настройки прав доступа сотрудников компании к разделам архива.
  • Организовать хранение, отправку и получение почтовых сообщений из системы электронного документооборота с целью интеграции с модулем CRM «1С: ERP Управление предприятием 2».
  • Организовать выдачу и контроль исполнения поручений, одновременно получив возможность отслеживания и контроля поручений на всех этапах их исполнения.
  • Наладить оперативное создание из системы договоров по созданным ранее шаблонам.

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ

  • Возможность сканирования, прикрепления, хранения и быстрого поиска сканов документов по ключевым словам.
  • Отправка, хранение и получение почтовых сообщений.
  • Получение автоматизированных механизмов выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании, контроль статуса и исполнение поручений.
  • Полная автоматизация и максимальное сокращение процесса подготовки и согласования договоров.

ВЫБОР РЕШЕНИЯ

Специалисты компании «АКСИОНТ» предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С: Документооборот ПРОФ», позволяющую полностью автоматизировать документооборот компании, а также создать электронный архив документов.

Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

  • Положительный опыт использования решения «1С: Документооборот ПРОФ» другими клиентами компании.
  • Оптимальная стоимость владения продуктом по сравнению с программными продуктами, схожими по функционалу.
  • Полнота необходимого функционала, стоимость внедрения, а также минимальное время на развертывание системы и возможность бесшовной интеграции с другим решением, используемым Заказчиком – «1С: ERP Управление предприятием 2».

СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ

В целом типовое решение «1С: Документооборот ПРОФ» удовлетворяло всем требованиям Заказчика. Специалисты компании «АКСИОНТ» выполнили следующие работы и настройку типового решения в соответствии с задачами, поставленными руководством ЗАО «Холодон»:

  • Реализована интеграция 1С: Документооборот 8 с информационной базой компании на основе решения «1С: Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».
  • Выполнена настройка хранения томов файлов.
  • Произведена настройка прав доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и организаций.
  • Полностью настроены почтовые сервисы.
  • Выполнена настройка и проведены консультации по работе с функционалом блока выдачи и контроля исполнение поручений.
  • Осуществлена настройка шаблонов договоров и прописаны алгоритмы их заполнения.
  • Проведено общее обучение и консультации пользователей по работе с различными блоками решения «1С: Документооборот ПРОФ».

Все задачи проекта по внедрению системы электронного документооборота были выполнены в течении 4 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 260 часов.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована бесшовная интеграция «1С: Документооборот 8 ПРОФ» с используемым в компании программным продуктом «1С: Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Результатом внедрения, выполненного специалистами компании «АКСИОНТ», стало настроенное программное решение «1С: Документооборот 8 ПРОФ», что позволило полностью автоматизировать документооборот компании «Холодон», а также создать электронный архив первичных документов и договоров.

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

  • Несколько тысяч документов хранится в единой базе.
  • В разы сокращено время на подготовку договоров, что позволило уже через 2 месяца увеличить количество заключаемых договоров на 15 %.
  • Существенно сокращен поиск копий документов, что позволило оптимизировать время работы сотрудников компании.
  • Решена проблема просрочки или отсутствие ответов руководства компании на запросы от государственных учреждений и профильных ведомств.
  • Создана система эффективного контроля и отслеживание распоряжений, что позволило на 10 % уменьшить количество неисполненных и необеспеченных заказов.

Руководство торгово-производственного холдинга ЗАО «Холодон» позитивно оценило эффект от внедрения системы электронного оборота и отметило функциональность решения «1С: Документооборот 8 ПРОФ» с положительной стороны, а также высоко оценило качество выполненных работ специалистами компании «АКСИОНТ».