Внедрение комплексной корпоративной системы учета в дочерней компании РЖД – ООО «БФИ» на базе решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»

Цель нашей компании - предоставление лучших решений консалтинга и автоматизации в различных отраслях и направлениях, объединяя опыт ведущих специалистов информационных технологий.

Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА

БФИ11.jpgООО «БФИ» ‒ судоходная компания холдинга РЖД, которая осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.

Сайт: http://railtranssystems.com

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Основная цель проекта – построение эффективной комплексной корпоративной системы, охватывающей основные контуры управления и учета, позволяющей организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности дочерней компании РЖД − ООО «БФИ», главная задача – настройка и запуск комплексной системы корпоративного учета, автоматизирующей механизм бизнес-процессов при оформлении и пакетном согласовании заявок в большом потоке платежей с учетом филиальной структуры компании.

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:

  • Автоматизировать механизм бизнес-процессов при оформлении и пакетном согласовании заявок в большом потоке платежей.
  • Разработать модель учетной системы оказанных транспортных услуг.
  • Обеспечить автоматическое изменение и контроль статуса состояния заказов и грузов с учетом изменения статуса при оформлении соответствующих документов.
  • Доработать типовой функционал подсистемы «Казначейство» с целью получения возможности объединения заявок в реестры для формирования и последующего согласования пакетов заявок.
  • Автоматизировать рабочие места логистов.
  • Обеспечить поддержку хронологии процесса согласования и возможности анализа изменений документов в привязке к этапам согласования.

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ

  • Оптимизация пакетного согласования заявок при большом потоке платежей.
  • Повышение уровня детализации аналитики при работе с заявками и платежами.
  • Обеспечение повышенного уровня контроля руководством компании за процессом согласования заявок и достоверностью учетных данных.

Выбор решения

Специалисты компании «АКСИОНТ» предложили построить комплексную корпоративную систему, охватывающую основные контуры управления и учета, на базе современного решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».

Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

  • По результатам проведенной демонстрации решения специалистами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
  • Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.

  •  Возможность проведения работ по адаптации типового решения с учетом особенностей внутренней системы учета компании «БФИ».

  •  Минимальное время на развертывание системы и возможность интеграции «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в части согласования и хранения сканированных копий документов.

СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ

В целом типовое решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» удовлетворяло большинству требований Заказчика. Специалисты компании «АКСИОНТ» провели следующие работы по постановке процесса и настройке типового решения с учетом особенностей компании «БФИ» и действующей внутренней системы учета компании:

  • Разработан механизм бизнес-процессов при оформлении и пакетном согласовании заявок в большом потоке платежей.
  • Автоматизированы рабочие места логистов. Удобный интерфейс позволил обеспечить легкость и эргономичность ввода информации в программу.
  • Разработан и настроен учет дорожно-транспортных происшествий.
  • Реализован механизм контроля срока действия любых документов, выданных водителям и транспортным средствам. Виды документов настраиваются через специальный справочник и их количество неограниченно.
  • Выполнены начальные настройки типового решения для начала ведения учета.
  • Выполнено развертывание системы на компьютерах Заказчика.
  • Проведено первоначальное обучение пользователей, а также оказаны консультации на всех этапах внедрения системы в эксплуатацию.
  • В систему добавлен документ «Реестр платежей», с помощью которого заявки объединяются и в дальнейшем согласуются и передаются в оплату единым траншем. Финансовый контроллер объединяет заявки в реестры по собственному усмотрению (в соответствии с видами оплат, контрагентами и т.д.).
  • Разработана схема процесса согласования, при которой может быть согласован (или не согласован, отправлен на предыдущие этапы согласования) как реестр целиком, так и отдельные его элементы.
  • Созданы интерфейсы для подбора заявок в реестры и для формирования оплат по переданным в оплату реестрам.
  • Каждая строка документа «Заявка на расходование ДС» (или сам документ, если вид операции не поддерживает расшифровку платежа) связаны с новым справочником «Строки заявок». Таким образом, каждая строка заявки участвует в процессе согласования (в реестрах, в оплатах) как полноценный объект аналитики.
  • Разработан алгоритм процесса согласования реестра, в результате которого ответственные лица могут изменять аналитику строк заявок по статьям ДДС, подразделениям, а также оставлять комментарии.
  • Реализован механизм хранения истории изменения данных реквизитов без использования механизма версионирования и без необходимости в постоянном перепроведении исходных документов.
  • Реализован обмен с другими системами по SOAP: загрузка в 1С заявок, выгрузка дат и событий согласований.
  • Разработан механизм по единой нумерации авансовых отчетов.
  • Добавлен разрез подразделения для учета взаиморасчетов в разрезе подразделений.

Все задачи проекта по внедрению корпоративной системы учета были выполнены в течении 2,5 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 130 часов.

ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ ПРОЕКТА − 21.11.2016 г.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована интеграция «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» со сторонними системами автоматизации, в частности с «1С:Документооборот 8 ПРОФ», а также разработан функционал учета и контроля исполнения документов.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

При разработке и внедрении программного продукта сотрудники компании «АКСИОНТ» учли проектный опыт внедрений на других предприятиях. Внедрение, выполненное специалистами компании «АКСИОНТ», позволило комплексно автоматизировать информационную систему управления и учета компании ООО «БФИ».

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

  • Разработана модель учетной системы, существенно доработан блок казначейства, в результате чего в подсистему добавлены реестры, создан механизм согласования реестров, позволяющий существенно улучшить работу с заявками и платежными документами.
  • Обеспечено автоматическое изменение и контроль статуса состояния заказов и грузов. Статус изменяется при оформлении соответствующих документов.
  •  Доработан типовой функционал подсистемы «Казначейство», в связи с чем получена возможность объединения заявок в реестры с целью формирования пакетов заявок для последующего согласования.
  • Обеспечена поддержка хронологии процесса согласования и возможности анализа изменений документов в привязке к этапам согласования.
  • Оптимизировано взаимодействие между заявителем и исполнителем по заявке – получена возможность изменения ключевых реквизитов заявки на конечных этапах согласования и оплаты без привлечения авторов заявки.

Как отметил результаты внедрения первый заместитель генерального директора ООО «БФИ» Станков И.А.:

«… Внедренная система позволила комплексно автоматизировать организацию, и улучшить прозрачность ведения учета в компании…

…ООО «БФИ» рекомендует использовать решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»… продолжает сотрудничество с компанией АКСИОНТ в части сопровождения и рекомендует ее в качестве компетентного поставщика услуг на рынке внедрения решений «1С».