ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Основная цель проекта создание эффективной системы электронного документооборота в управляющей компании дочерней структуры ОАО «РЖД», главная задача ‒ реализовать в компании переход от бумажного документооборота к электронному.
ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ ПРОДУКТ ФИРМЫ «1С»
ТРУДОЗАТРАТЫ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА
Все задачи проекта по внедрению системы электронного документооборота были выполнены в течении 2,5 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 130 часов.
ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Реализована бесшовная интеграция с используемым в компании программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2»
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ
Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило полностью автоматизировать документооборот в ООО «БФИ».
Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:
- Несколько тысяч документов хранится в единой базе, вместе с тем время на поиск и доступ к любому документу снизился в сотни раз – до нескольких секунд.
- Внедрение системы позволило руководству компании решить проблемы просрочки или отсутствие ответов на запросы от государственных учреждений и профильных ведомств.
Подтверждение и описание внедрения на сайте «1С»
Отзыв о внедрении на сайте «1С»
Подтверждение и описание внедрения на сайте «1С» Отзыв о внедрении на сайте «1С»
О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА
Судоходная компания, входящая в холдинг ОАО «РЖД», осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Основная цель проекта создание эффективной системы электронного документооборота в управляющей компании дочерней структуры ОАО «РЖД», главная задача – реализовать в компании переход от бумажного документооборота к электронному.
Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:- Получить упорядоченное хранение и быстрый доступ к документации. Обеспечить оперативную работу с входящей и исходящей корреспонденцией, а также внутренними документами компании.
- Организовать выдачу и контроль исполнения поручений, получить возможность отслеживания и контроля поручений на всех этапах их исполнения.
- Наладить электронный архив документов. Получить систему с возможностью самостоятельной гибкой настройки прав доступа сотрудников компании к разделам архива.
ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ
- Учет входящей и исходящей& корреспонденции, а также внутренних документов в соответствии с принадлежностью к определенным тематикам (например запрос из ФАС и распоряжение Министерства транспорта).
- Автоматизация процессов выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании
- Обеспечение контроля исполнения поручений руководителями подразделений.
- Предоставление руководителем компании информации о состояния отработки того или иного запроса от вышестоящих организаций подразделениями ООО «БФИ».
- Обеспечение бизнес процесса согласования заявки на расходование денежных средств.
ВЫБОР РЕШЕНИЯ
Специалисты «АКСИОНТ» предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С: Документооборот 8 ПРОФ».
Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:
- По результатам проведенной демонстрации решения консультантами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
- Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.
- Минимальное время на развертывание системы и возможность бесшовной интеграции с другим решением используемым Заказчиком - «1С:ERP Управление предприятием 2».
СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ
В целом типовое решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» удовлетворяло большинству требований Заказчика. Специалисты «АКСИОНТ» провели следующие работы по постановке процесса и настройке типового решения с учетом особенностей компании «БФИ»:
- Выполнен анализ бумажного документооборота в компании, по результатам которого был разработан регламент учета внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, а также определены процессы документооборота с учетом отражения их электронной системе.
- Произведены стартовые настройки системы и нормативно-справочной информации.
- Разработана и организована структура папок хранения внутренней документации.
- Собрана, проанализирована и загружена историческая информация по входящей/исходящей корреспонденции (включая сканы документов) из файлов в формате MS Excel.
- Разработана схема назначения структуры прав доступа к информации.
- Выполнены настройки права доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и подразделений.
- Назначены маршруты и запущены бизнес процессы выдачи и контроля распоряжений в соответствии с задачами компании Заказчика.
- Спроектирован и разработан механизм одновременной привязки любых видов документов к нескольким «темам» (запросам от разных организаций или структур).
- Настроены бизнес-процессы согласование заявок на расход денежных средств с интеграцией с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Выполнены доработки интерфейсов рабочих мест пользователей системы.
- Доработаны отчеты под требования руководства компании.
- Проведено первоначальное обучение пользователей, а также оказаны консультации на этапе запуска системы в эксплуатацию.
ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Реализована бесшовная интеграция с используемым в компании программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2»
Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило полностью автоматизировать документооборот в ООО «БФИ».
Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:
- Несколько тысяч документов хранится в единой базе, вместе с тем время на поиск и доступ к любому документу снизился в сотни раз – до нескольких секунд.
- С внедрением системы руководство компании исключило ситуации просрочки или отсутствие ответов на запросы от государственных учреждений и профильных ведомств.
«... Внедрение системы электронного документооборота позволило освободить стол от завала бумаг и исключить ситуации, когда не своевременно или некачественно отрабатываются запросы от Министерств и профильных учреждений. Можно положительно оценить функциональность решения автоматизации электронного оборота фирмы «1С» – «1С:Документооборот 8» и порекомендовать использовать опыт автоматизации подобных решений силами консультантов компании «АКСИОНТ».