Внедрение электронного документооборота в ООО "БФИ", дочерней компании холдинга РЖД, на основе решения фирмы «1С» ‒ «1С:Документооборот 8 ПРОФ»

Подтверждение и описание внедрения на сайте «1С» Отзыв о внедрении на сайте «1С»

Судоходная компания, входящая в холдинг ОАО «РЖД», осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.

Основная цель проекта создание эффективной системы электронного документооборота в управляющей компании дочерней структуры ОАО «РЖД», главная задача – реализовать в компании переход от бумажного документооборота к электронному.

• Получить упорядоченное хранение и быстрый доступ к документации. Обеспечить оперативную работу с входящей и исходящей корреспонденцией, а также внутренними документами компании. 
• Организовать выдачу и контроль исполнения поручений, получить возможность отслеживания и контроля поручений на всех этапах их исполнения.
• Наладить электронный архив документов. Получить систему с возможностью самостоятельной гибкой настройки прав доступа сотрудников компании к разделам архива.

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ

• Учет входящей и исходящей& корреспонденции, а также внутренних документов в соответствии с принадлежностью к определенным тематикам (например запрос из ФАС и распоряжение Министерства транспорта).
• Автоматизация процессов выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании
• Обеспечение контроля исполнения поручений руководителями подразделений.
• Предоставление руководителем компании информации о состояния отработки того или иного запроса от вышестоящих организаций подразделениями ООО «БФИ».
• Обеспечение бизнес процесса согласования заявки на расходование денежных средств.

ВЫБОР РЕШЕНИЯ

Специалисты «АКСИОНТ» предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С: Документооборот 8 ПРОФ». 

Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

• По результатам проведенной демонстрации решения консультантами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
• Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.
• Минимальное время на развертывание системы и возможность бесшовной интеграции с другим решением используемым Заказчиком - «1С:ERP Управление предприятием 2».

СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ

В целом типовое решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» удовлетворяло большинству требований Заказчика. Специалисты «АКСИОНТ» провели следующие работы по постановке процесса и  настройке типового решения с учетом особенностей компании «БФИ»: 

• Выполнен анализ бумажного документооборота в компании, по результатам которого был разработан регламент учета внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, а также определены процессы документооборота с учетом отражения их электронной системе.
• Произведены стартовые настройки системы и нормативно-справочной информации.
• Разработана и организована структура папок хранения внутренней документации. 
• Собрана, проанализирована и загружена историческая информация по входящей/исходящей корреспонденции (включая сканы документов) из файлов в формате MS Excel.
• Разработана схема назначения структуры прав доступа к информации.
• Выполнены настройки права доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и подразделений.
• Назначены маршруты и запущены бизнес процессы выдачи и контроля распоряжений в соответствии с задачами компании Заказчика.
• Спроектирован и разработан механизм одновременной привязки любых видов документов к нескольким «темам» (запросам от разных организаций или структур).
• Настроены бизнес-процессы согласование заявок на расход денежных средств с интеграцией с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2».
• Выполнены доработки интерфейсов рабочих мест пользователей системы.
• Доработаны отчеты под требования руководства компании.
  
• Проведено первоначальное обучение пользователей, а также оказаны консультации на этапе запуска системы в эксплуатацию.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована бесшовная интеграция с используемым в компании программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2»

Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило полностью автоматизировать документооборот в ООО «БФИ».

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

• Несколько тысяч документов хранится в единой базе, вместе с тем время на поиск и доступ к любому документу снизился в сотни раз – до нескольких секунд.
• С внедрением системы руководство компании исключило ситуации просрочки или отсутствие ответов на запросы от государственных учреждений и профильных ведомств. 

«... Внедрение системы электронного документооборота позволило освободить стол от завала бумаг и исключить ситуации, когда не своевременно или некачественно отрабатываются запросы от Министерств и профильных учреждений. Можно положительно оценить функциональность решения автоматизации электронного оборота фирмы «1С» – «1С:Документооборот 8» и порекомендовать использовать опыт автоматизации подобных решений силами консультантов компании «АКСИОНТ».