Внедрение корпоративной системы учета в дочерней компании РЖД − ООО «БФИ» на базе решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»

Подтверждение и описание внедрения на сайте "1С" Отзыв о внедрении на сайте "1С"

О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА
ООО «БФИ» ‒ судоходная компания холдинга РЖД, которая осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.
Сайт: http://railtranssystems.com

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Основная цель проекта − построение эффективной корпоративной системы учета в дочерней компании РЖД − ООО «БФИ», главная задача – осуществить запуск комплексной системы корпоративного учета, автоматизирующей функции бюджетирования, казначейства, бухгалтерского и налогового учета, МСФО.

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:

• Получить возможность объединения заявок в реестры с целью формирования пакетов заявок для последующего согласования.
• Наладить систему с возможностью частичного утверждения заявок, а также согласования отдельных строк заявок.
• Обеспечить поддержку хронологии процесса согласования и возможности анализа изменений документов в привязке к этапам согласования.
• Оптимизировать взаимодействия между заявителем и исполнителем по заявке – получить возможность изменения ключевых реквизитов заявки на конечных этапах согласования и оплаты без привлечения авторов заявки.

• Оптимизация пакетного согласования заявок при большом потоке платежей.
• Повышение уровня детализации аналитики при работе с заявками и платежами.
• Обеспечение повышенного уровня контроля руководством компании за процессом согласования заявок и достоверностью учетных данных.

Специалисты компании «АКСИОНТ» предложили построить корпоративную учетную систему, автоматизирующую функции бюджетирования, казначейства, бухгалтерского и налогового учета, МСФО, на базе современного решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».

  Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

• По результатам проведенной демонстрации решения консультантами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
• Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.
• Возможность проведения работ по адаптации типового решения с учетом особенностей внутренней системы учета компании «БФИ».
• Минимальное время на развертывание системы и возможность интеграции «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в части согласования и хранения сканированных копий документов.

В систему добавлен документ «Реестр платежей», с помощью которого заявки объединяются и в дальнейшем согласуются и передаются в оплату единым траншем. Финансовый контроллер объединяет заявки в реестры по собственному усмотрению (в соответствии с видами оплат, контрагентами и т.д.).

• Разработана схема процесса согласования, при которой может быть согласован (или не согласован, отправлен на предыдущие этапы согласования) как реестр целиком, так и отдельные его элементы. Кроме того, заявка и строка заявки могут быть согласованы частично (не на всю сумму), при этом по остатку суммы принимается решение: может быть досогласована отдельно, либо остаток суммы «списывается» как отказ в согласовании.
• Созданы интерфейсы для подбора заявок в реестры и для формирования оплат по переданным в оплату реестрам.
• Каждая строка документа «Заявка на расходование ДС» (или сам документ, если вид операции не поддерживает расшифровку платежа) связаны с новым справочником «Строки заявок». Таким образом, каждая строка заявки участвует в процессе согласования (в реестрах, в оплатах) как полноценный объект аналитики.
• Разработан механизм использования справочника «Строки заявок», позволяющий значительно расширить перечень вспомогательной информации, которая помогает принимать решение по платежам: информация о субподрядчике/субагенте при оплате по счетам «по перевыставлению»; назначение платежа по строкам заявки (номера счетов, направление и т.д.), а также использовать аналитику по подразделениям, проектам и т.д. – для строк заявок, а не для заявки в целом.
• Настроена система хранения статусов заявок, реестров и строк заявок в периодическом регистре сведений. Это обеспечивает возможность контроля сроков согласования и позволяет привязывать определенные события к статусу документа.
• Разработан алгоритм процесса согласования реестра, в результате которого ответственные лица могут изменять аналитику строк заявок по статьям ДДС, подразделениям, а также оставлять комментарии.
• Реализован механизм хранения истории изменения данных реквизитов без использования механизма версионирования и без необходимости в постоянном перепроведении исходных документов.
• Изменено проведение заявки – данные в регистрах изменяются не датой документа, а опираясь на даты ключевых событий с учетом возможного частичного согласования суммы: лимиты ДС изменяются при попадании заявки (строки заявки) в реестр, по которому запущен процесс согласования; попадание заявки (строки заявки) в платежный календарь осуществляется по дате утверждения реестра; доступность заявки (строки заявки) для оплаты – по дате передачи заявки в оплату.
• Реализован обмен с другими системами по SOAP: загрузка в 1С заявок, выгрузка дат и событий согласований.
• Разработан механизм по единой нумерации авансовых отчетов.
• Добавлен разрез подразделения для учета взаиморасчетов в разрезе подразделений.
• Разработан функционал учета закупок и реализации агентских услуг через субагентов.
• Написана обработка ‒ интерфейс для автоматического распределения расходов при закрытии периода.
• Выполнены начальные настройки типового решения для начала ведения учета.
• Выполнено развертывание системы на компьютерах Заказчика.
• Проведено первоначальное обучение пользователей, а также оказаны консультации на всех этапах внедрения системы в эксплуатацию

Все задачи проекта по внедрению корпоративной системы учета были выполнены в течении 2,5 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 130 часов.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована интеграция «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в части согласования и хранения скан копий документов, а также интеграция со сторонними системами автоматизации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило комплексно автоматизировать и контролировать финансовую деятельность компании ООО «БФИ».

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

• Внедрены подсистемы бухгалтерского и налогового учета, казначейство, бюджетирование и финансовое планирование.
• Разработана модель учетной системы, существенно доработан блок казначейства, в результате чего в подсистему добавлены реестры, создан механизм согласования реестров, позволяющий существенно улучшить работу с заявками и платежными документами.
• Оптимизирована работа с авансовыми отчетами, организован учет взаиморасчетов в разрезе подразделений, разработан функционал закупки и реализации агентских услуг через субагентов, а также разработан интерфейс для автоматического распределения расходов.
• Эффективность компании по результатам внедрения выросла на 11 %.

Как отметил результаты внедрения первый заместитель генерального директора ООО «БФИ» Станков И.А.:

«… Внедренная система позволила комплексно автоматизировать организацию, и улучшить прозрачность ведения учета в компании…ООО «БФИ» рекомендует использовать решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»… продолжает сотрудничество с компанией АКСИОНТ в части сопровождения и рекомендует ее в качестве компетентного поставщика услуг на рынке внедрения решений «1С».