Внедрение корпоративной системы учета в ООО «БФИ» – дочерней компании РЖД − на базе решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»

О КОМПАНИИ ЗАКАЗЧИКА

ООО «БФИ» ‒ судоходная компания холдинга РЖД – оператор морских перевозок в Балтийском бассейне. Оперирует в портах Усть-Луга, Балтийск, Зассниц, Клайпеда.

Сайт: http://railtranssystems.com/

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Основная цель проекта − реализовать механизм пакетного согласования заявок при большом потоке платежей в дочерней компании РЖД − ООО «БФИ», главная задача – оптимизировать пакетное согласование заявок при большом потоке платежей, а также повысить уровень детализации аналитики при работе с заявками и платежами с целью контроля за процессом согласования заявок и достоверностью учетных данных с учетом филиальной структуры компании.

Внедрение системы преследовало следующие цели руководства компании:

• Автоматизировать систему, позволяющую реализовать возможность частичного утверждения заявок, а также согласования отдельных строк заявок.
• Решить задачу объединения заявок в реестры с целью формирования пакетов заявок для последующего согласования.
• Обеспечить поддержку хронологии процесса согласования и возможности анализа изменений документов в привязке к этапам согласования.
• Оптимизировать процесс взаимодействия между заявителем и исполнителем по заявке, позволяющий на конечных этапах согласования и оплаты изменять ключевые реквизиты заявки без привлечения авторов заявки.

ЗАДАЧИ РЕШАЕМЫЕ НОВОЙ СИСТЕМОЙ

• Оптимизация пакетного согласования заявок при большом потоке платежей.
• Повышение уровня детализации аналитики при работе с заявками и платежами.

Выбор решения

Специалисты компании «АКСИОНТ» предложили построить автоматизированную корпоративную учетную систему, позволяющую повысить уровень контроля за процессом согласования, существенно доработав блок “Казначейство”, а также функционал учета закупок и реализации агентских услуг через субагентов, на базе современного решения «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».

Решающую роль в выборе системы сыграли следующие факторы:

• По результатам проведенной демонстрации решения консультантами компании «АКСИОНТ», руководство Заказчика убедилось, что функционал типового решения практически полностью соответствует их задачам.
• Стоимость внедрения и владения продуктом значительно ниже стоимости внедрения аналогичных систем других вендоров.
• Возможность проведения работ по адаптации типового решения с учетом особенностей внутренней системы учета компании «БФИ».
• Минимальное время на развертывание системы и возможность интеграции «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в части согласования и хранения сканированных копий документов.

СОСТАВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ РЕШЕНИЯ

В целом типовое решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» удовлетворяло большинству требований Заказчика. Специалисты компании «АКСИОНТ» провели следующие работы по постановке процесса и настройке типового решения с учетом особенностей компании «БФИ» и действующей внутренней системы учета компании:

• Созданы интерфейсы для подбора заявок в реестры и для формирования оплат по переданным в оплату реестрам.
• Разработана схема процесса согласования, при которой может быть согласован (или не согласован, отправлен на предыдущие этапы согласования) как реестр целиком, так и отдельные его элементы. Кроме того, заявка и строка заявки могут быть согласованы частично (не на всю сумму), при этом по остатку суммы принимается решение: может быть досогласована отдельно, либо остаток суммы «списывается» как отказ в согласовании.
• Каждая строка документа «Заявка на расходование ДС» (или сам документ, если вид операции не поддерживает расшифровку платежа) связаны с новым справочником «Строки заявок». Таким образом, каждая строка заявки участвует в процессе согласования (в реестрах, в оплатах) как полноценный объект аналитики.
• В систему добавлен документ «Реестр платежей», с помощью которого заявки объединяются и в дальнейшем согласуются и передаются в оплату единым траншем. Финансовый контроллер объединяет заявки в реестры по собственному усмотрению (в соответствии с видами оплат, контрагентами и т.д.).
• Настроена система хранения статусов заявок, реестров и строк заявок в периодическом регистре сведений. Это обеспечивает возможность контроля сроков согласования и позволяет привязывать определенные события к статусу документа.
• Реализован обмен с другими системами по SOAP: загрузка в 1С заявок, выгрузка дат и событий согласований.
• Разработан механизм по единой нумерации авансовых отчетов.
• Добавлен разрез подразделения для учета взаиморасчетов в разрезе подразделений.
• Разработан функционал учета закупок и реализации агентских услуг через субагентов.
• Написана обработка ‒ интерфейс для автоматического распределения расходов при закрытии периода.
• Выполнены начальные настройки типового решения для начала ведения учета.
• Полностью автоматизированы следующие функции: банк и касса, расчеты с контрагентами, товарно-материальные ценности, торговые операции, производственные операции, основные средства, нематериальные активы, завершение периода, учет в обособленных подразделениях, регламентированная отчетность, налоговый учет, бюджетирование, финансовое планирование, финансовый анализ, управление денежными средствами (казначейство).
• Выполнено развертывание системы на компьютерах Заказчика.

Все задачи проекта по внедрению корпоративной системы учета были выполнены в течении 2,5 месяцев. Трудозатраты специалистов, консультантов и руководителя проекта не превысили 130 часов.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Реализована интеграция «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с другими системами по SOAP: загрузка в 1С заявок, выгрузка дат и событий согласований, а также разработан функционал учета закупок и реализации агентских услуг через субагентов.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

Внедрение, выполненное сотрудниками компании «АКСИОНТ», позволило комплексно автоматизировать учетную систему компании ООО «БФИ», а также реализовать создание механизма согласования реестров, что привело к существенному улучшению работы с заявками и платежными документами.

Достигнуты следующие измеряемые результаты внедрения:

• Доработан типовой функционал подсистемы «Казначейство», в связи с чем получена возможность объединения заявок в реестры с целью формирования пакетов заявок для последующего согласования.
• Разработана модель частичного утверждения заявок, а также согласования отдельных строк заявок.
• Обеспечена поддержка хронологии процесса согласования и возможности анализа изменений документов в привязке к этапам согласования.
• Оптимизировано взаимодействие между заявителем и исполнителем по заявке – получена возможность изменения ключевых реквизитов заявки на конечных этапах согласования и оплаты без привлечения авторов заявки.
• Эффективность компании по результатам внедрения выросла на 11 %.

Как отметил результаты внедрения первый заместитель генерального директора ООО «БФИ» Станков И.А.:

«… Внедренная система позволила комплексно автоматизировать организацию, и улучшить прозрачность ведения учета в компании…

…ООО «БФИ» рекомендует использовать решение «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»… продолжает сотрудничество с компанией АКСИОНТ в части сопровождения и рекомендует ее в качестве компетентного поставщика услуг на рынке внедрения решений «1С».