Снабжение влияет не только на работу отдела закупок. От него зависят бесперебойность производства, уровень складских запасов, себестоимость продукции, исполнение заказов клиентов и использование оборотного капитала.

1С:ERP для управления снабжением

В 1С:ERP закупочный контур объединяет потребности производства и продаж, работу с поставщиками, договоры, заказы, приёмку, склад и взаиморасчёты в единой системе.

Что решает подсистема снабжения

1С:ERP помогает перевести снабжение из набора разрозненных заявок, Excel-файлов, писем и телефонных согласований в управляемый сквозной процесс.

Система позволяет:

  • рассчитывать потребность в материалах, товарах, комплектующих и услугах с учётом производственных планов, заказов клиентов, текущих остатков, резервов и нормативов запасов;
  • формировать заявки на обеспечение, заявки на закупку и заказы поставщикам;
  • подбирать поставщиков по ценам, срокам поставки, условиям оплаты и истории исполнения обязательств;
  • вести договоры, соглашения, прайс-листы, скидки и специальные условия;
  • согласовывать закупки и контролировать выполнение лимитов;
  • отслеживать статусы заказов, ожидаемые поставки, фактические поступления и отклонения;
  • оформлять приёмку товаров, учитывать расхождения, возвраты и претензии поставщикам;
  • контролировать авансы, задолженность, сроки оплат и взаиморасчёты;
  • анализировать эффективность поставщиков, оборачиваемость запасов, сроки поставок и отклонения от планов.

Как работает сквозной процесс

1

Расчёт потребности

Система формирует потребность на основании производственных планов, заказов покупателей, прогнозов продаж, минимальных и максимальных уровней запасов, уже оформленных заказов и фактических остатков на складах.

Для предприятия это означает, что закупки могут планироваться не «по ощущениям» и не только после срочного обращения производства, а на основе актуальных потребностей всей цепочки поставок.

2

Заявка и заказ поставщику

Когда потребность определена, в системе создаётся заявка. Если точная номенклатура, цена или поставщик ещё неизвестны, сотрудники могут зафиксировать саму потребность, а закупщик уточнит параметры и подготовит дальнейшее оформление.

После выбора поставщика и согласования условий создаётся заказ. В нём фиксируются номенклатура, количество, цены, график поставки, договор, условия оплаты и ответственные сотрудники.

Практические сценарии — например, выбор между заявкой на обеспечение и заявкой на закупку, проведение оплаты по заказу или перенос неиспользованного аванса — разобраны в отдельном материале: мини-примеры с проектов 1С:ERP по управлению закупками.

3

Выбор и контроль поставщиков

В 1С:ERP можно вести централизованную базу поставщиков с реквизитами, контактами, условиями работы, договорами и историей взаимодействия.

При выборе контрагента учитываются:

  • цена и условия поставки;
  • срок поставки и соблюдение графика;
  • условия оплаты и отсрочки;
  • история исполнения заказов;
  • качество поставок и число рекламаций;
  • доступность нужной номенклатуры;
  • действующие договоры и согласованные цены.

Такой подход помогает не только быстрее оформить заказ, но и оценивать надёжность поставщиков на основании фактических данных.

4

Приёмка, склад и запасы

После поступления товаров данные о поставке отражаются в системе и влияют на доступные остатки, резервы, планирование производства и дальнейшие закупочные решения.

Закупочный контур 1С:ERP связан со складским учётом: можно учитывать товары по складам, ячейкам, сериям, партиям и срокам годности, контролировать перемещения и резервирование. При расхождениях между заказом, сопроводительными документами и фактической приёмкой фиксируются несоответствия, возвраты или претензии поставщику. Подробнее — в обзоре управления логистикой и закупками в 1С:ERP.

5

Взаиморасчёты и исполнение договоров

Система связывает заказы, поступления, платежи, договоры и первичные документы. Это позволяет контролировать задолженность перед поставщиками, перечисленные авансы, сроки оплаты и фактическое выполнение условий договора.

Руководитель снабжения и финансовая служба получают единое представление о том:

  • какие заказы ожидают поставки;
  • по каким договорам есть отклонения;
  • где возник риск дефицита материалов;
  • какие авансы ещё не использованы;
  • какие платежи требуется включить в платёжный календарь;
  • какие поставщики системно нарушают сроки или условия.

Какие показатели контролировать

Для управления снабжением важно использовать не только отчёты по сумме закупок. В 1С:ERP можно организовать регулярный мониторинг ключевых показателей:

Показатель Что показывает
Своевременность поставок Доля поставок, выполненных в согласованный срок
Уровень дефицита Позиции, которых недостаточно для производства, продаж или текущих заказов
Оборачиваемость запасов Скорость превращения складских остатков в производство или продажи
Излишки и неликвиды Запасы без движения или с низкой вероятностью использования
Точность планирования Насколько расчётная потребность соответствует фактическому потреблению
Экономия закупок Отклонение закупочных цен от бюджета, целевых цен или предыдущих условий
Качество поставок Доля брака, недопоставок, пересортицы и рекламаций
Исполнение договоров Соблюдение сроков, объёмов, цен и прочих обязательств поставщиков

Эти данные позволяют управлять не только операциями, но и экономикой снабжения: снижать дефицит, сокращать замороженные остатки, улучшать платёжную дисциплину и повышать прозрачность работы с поставщиками.

Карта цифровизации

Получите карту цифровизации снабжения в 1С:ERP

Поэтапный переход от ручного управления закупками к единому цифровому контуру снабжения.

  • этапы обследования и описания текущего процесса снабжения;
  • целевая схема «потребность → заявка → выбор поставщика → заказ → поставка → приёмка → оплата»;
  • связь снабжения с производственным планированием, складом, логистикой, бюджетированием и казначейством;
  • приоритеты автоматизации для закупок, договоров, поставщиков и запасов;
  • рекомендуемые KPI для контроля сроков, запасов, поставщиков и закупочных затрат;
  • подход к запуску пилотного контура и дальнейшему масштабированию.
Получить карту цифровизации снабжения

Оцените зрелость процессов снабжения

Экспресс-оценка покажет, насколько управляемы процессы закупок, поставок и складских запасов в вашей компании. Чек-лист поможет выявить:

  • зависимость от Excel, почты и ручных согласований;
  • отсутствие единого расчёта потребностей;
  • неактуальные данные по остаткам и ожидаемым поставкам;
  • низкую прозрачность исполнения заказов и договоров;
  • проблемы с выбором и оценкой поставщиков;
  • излишки, неликвиды и дефицит материалов;
  • неконтролируемые авансы и взаиморасчёты с поставщиками;
  • отсутствие KPI по закупкам и снабжению.

Получить чек-лист зрелости снабжения

Полезные материалы

Практика закупок в 1С:ERP

Видео и технологии

Внедрение снабжения в 1С:ERP

Автоматизация снабжения даёт максимальный эффект, когда закупочный контур внедряется не изолированно, а связан с планированием производства, продажами, складом, логистикой и финансовым управлением.

Для старта проекта важно определить:

  1. какие материалы, товары и услуги составляют критичную потребность предприятия;
  2. как сегодня формируются заявки и кто участвует в согласовании;
  3. какие данные о запасах, заказах, поставщиках и договорах доступны и насколько они актуальны;
  4. где возникают дефициты, излишки, задержки и ручная работа;
  5. какие показатели должны быть доступны руководителю снабжения, финансовому директору и производству;
  6. какие процессы следует автоматизировать в первую очередь: планирование, заявки, выбор поставщика, договоры, поставки, приёмку, склад или взаиморасчёты.

Такой подход позволяет построить закупочную функцию как управляемую систему обеспечения предприятия, а не как реакцию на срочные потребности подразделений.

Обсудить проект автоматизации снабжения

Разберём ваш процесс закупок на примере вашей компании и предложим сценарий автоматизации в 1С:ERP.

Материал подготовлен на основе практики проектов Аксионт. Реализованные внедрения — в разделе «Наши проекты».