Суть денежных документов
Денежные документы — это ценности, имеющие фиксированную стоимость, которые организация хранит в кассе до момента их использования. К ним относятся почтовые марки, талоны на ГСМ, авиабилеты, марки госпошлины и другие аналогичные носители. Учёт таких ценностей ведётся на субсчёте 50.03 «Денежные документы», при этом их приобретение может происходить как за наличный, так и за безналичный расчёт.
Поиск рабочего места
В системе 1С:ЕРП рабочее место для работы с денежными документами расположено в разделе «Казначейство» → подраздел «Подотчетники» → пункт «Денежные документы». После открытия пользователь видит обработку с двумя рабочими вкладками, а в шапке формы доступны быстрые отборы по организации, подразделению и материально ответственному лицу.
Вкладка «В наличии»
На первой вкладке «Денежные документы в наличии» собран перечень всех ценностей, которые в текущий момент находятся на учёте организации. Здесь пользователь может создать документ поступления нового объекта кнопкой «Создать», а также оформить его выбытие через кнопку «Оформить».
Вкладка «Движение»
Вторая вкладка — «Движение денежных документов» — содержит журнал всех операций: поступление, выдача, возврат, перемещение и списание на расходы. Через кнопку «Создать» можно быстро сформировать нужный тип документа и отразить хозяйственную операцию в учёте.
Типовые проводки учёта
В зависимости от характера операции программа автоматически формирует проводки по установленным соответствиям счетов:
- Поступление:
Дт 50.03 — Кт 60.01(от поставщика),Дт 50.03 — Кт 71.01(от подотчётного лица) - Выбытие:
Дт 71.01 — Кт 50.03(выдача подотчётнику),Дт 60.01 — Кт 50.03(возврат поставщику),Дт 91.02 — Кт 50.03(списание на расходы)
Этап 1. Поиск в меню 1С
Переходим в раздел «Казначейство», выбираем подраздел «Подотчетники» и открываем пункт «Денежные документы». В шапке обработки задаём отборы по организации, подразделению и материально ответственному лицу, чтобы сузить выборку до нужного участка учёта.
Этап 2. Поступление от поставщика
На вкладке «В наличии» нажимаем «Создать» и оформляем поступление — например, авиабилета от поставщика. В основной части указываем поставщика, организацию, подразделение и МОЛ. На вкладке «Денежные документы» заполняем наименование, количество и стоимость. Если наименования нет в списке, оно будет создано автоматически при записи, а выбрать существующие поможет кнопка «Подобрать денежные документы».
Этап 3. Выдача подотчётному лицу
Через кнопку «Оформить» выбираем операцию «Выдача подотчётному лицу». В открывшейся форме система автоматически подставит аналитику документа, числящегося на учёте. Пользователю остаётся указать получателя — подотчётное лицо. Вкладка «Денежные документы» заполнится выбранными позициями автоматически.
Этап 4. Авансовый отчёт
Завершающим шагом является закрытие подотчёта. Из рабочего места «Авансовый отчёт» создаём новый документ по сотруднику, которому выдавался денежный документ. После проведения программа сформирует проводки списания стоимости на затраты организации в регламентированном учёте.
Этап 5. Контроль проводок
После проведения каждого документа — поступления, выдачи или авансового отчёта — необходимо проверить сформированные проводки через функцию «Отражение в регламентированном учёте». Это позволяет убедиться, что аналитика (организация, подразделение, МОЛ, контрагент) заполнена корректно и учёт ведётся без ошибок.
Этап 6. Отчёты и остатки
Для контроля остатков денежных документов в кассе используется оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.03, а также оборотная ведомость по движению документов в рабочем месте. Эти отчёты позволяют оперативно видеть, какие ценности ещё числятся на учёте, а по каким требуется закрыть подотчёт.
