Практические кейсы по закупкам в 1С:ERP

Управление закупками в 1С:ERP на производственном предприятии редко сводится только к созданию заказа поставщику. На практике у сотрудников возникают ситуации, когда нужно зафиксировать потребность без точных данных о товаре, провести оплату по заказу или корректно распределить ранее перечисленный аванс.

Все эти задачи закрывает подсистема управления логистикой и закупками в 1С:ERP: на проектах Аксионт время планирования и оформления закупок сокращается в 2–2,5 раза, а доля ручного труда — на 35–40%. Но результат зависит от того, какими документами и настройками пользуется команда.

Разберём три типовых кейса, которые часто возникают на этапе внедрения и опытной эксплуатации системы.

Кейс 1. Как оформить потребность, если ещё неизвестно, что именно покупать

На производстве регулярно появляется потребность в покупке оборудования, оснастки, запчастей или других материалов, которых ранее не было в закупках.

Например, в швейном цехе вышла из строя деталь машины. Руководитель подразделения понимает, что ремонт необходим срочно, но не знает точного наименования детали, артикул, стоимость и потенциального поставщика. Если ждать, пока закупщики соберут все сведения, обращение может потеряться, а ремонт и производство — затянуться.

До автоматизации такие запросы обычно поступают в отдел закупок через почту, мессенджеры или служебные записки. У такого подхода есть несколько рисков:

• часть заявок теряется или обрабатывается с задержкой;
• невозможно быстро понять текущий статус потребности;
• сложно определить, кто отвечает за следующий этап;
• согласование проходит непрозрачно;
• финансовая служба узнаёт о будущих расходах слишком поздно;
• контроль бюджета начинается только после оформления заказа поставщику.

Задача бизнеса — фиксировать потребность сразу после её возникновения, даже если точные параметры закупки ещё не определены. Это позволяет своевременно запустить согласование, назначить ответственных, оценить будущие затраты и контролировать исполнение заявки.

Начиная с версии 1С:ERP 2.5.26 для таких сценариев доступны два типовых документа: «Заявка на обеспечение» и «Заявка на закупку». Они решают похожие задачи, но применяются в разных ситуациях.

Когда использовать «Заявку на обеспечение»

«Заявка на обеспечение» подходит, когда потребность понятна по сути, но ещё недостаточно данных для полноценного оформления закупки.

Например, главный инженер может указать, что для ремонта швейной машины требуется определённая деталь или комплект запчастей, но пока не знает точную номенклатуру, поставщика и цену. В этом случае потребность можно описать текстом — без обязательного выбора позиции из справочника номенклатуры.

Рис. 1. Документ «Заявка на обеспечение»

Это особенно удобно для:

• разовых и нестандартных закупок;
• новых позиций, которых ещё нет в справочнике;
• срочных ремонтов;
• приобретения оборудования или оснастки с неуточнёнными характеристиками;
• ситуаций, когда специалист формулирует техническую потребность, а закупщик затем конкретизирует её.

После регистрации заявки менеджер по закупкам уточняет характеристики, анализирует предложения поставщиков, определяет стоимость и организует согласование. Далее возможны два основных сценария:

• создать на основании заявки заказ поставщику, если закупку нужно планировать и контролировать через стандартную цепочку поставки;
• оформить документ «Приобретение услуг и прочих активов», если не требуется вести заказ поставщику или создавать закупаемую позицию в справочнике номенклатуры.

Рис. 2. Варианты документов на основании «Заявки на обеспечение»

Рис. 3. Пример оформления закупки на основании «Заявки на обеспечение» двумя способами: через «Заказ поставщику → Приобретение товаров и услуг» и через «Приобретение услуг и прочих активов»

В результате предприятие получает единый реестр потребностей вместо разрозненных писем и сообщений. Руководители видят статусы, закупки — очередь задач, а финансовая служба — будущие обязательства и потенциальную нагрузку на бюджет.

Когда использовать «Заявку на закупку»

«Заявка на закупку» применяется в ситуации, когда потребность уже определена более точно: известно, что именно нужно приобрести, но ещё не выбран поставщик и не согласована цена.

Главное отличие от «Заявки на обеспечение» заключается в том, что в «Заявке на закупку» указываются только позиции из справочника номенклатуры. Поэтому документ не подходит для полностью неопределённых запросов.

Такой вариант удобен, когда внутренний заказчик или логист уже сформировал перечень необходимых материалов, оборудования или комплектующих, а отдел закупок должен:

• найти подходящих поставщиков;
• запросить и сравнить коммерческие предложения;
• согласовать цену;
• выбрать условия поставки;
• оформить заказ поставщику.

После согласования закупщик указывает поставщика и цены, а система автоматически переносит данные из заявки в заказ поставщику.

Кейс 2. Почему нельзя создать заявку на расходование денег

Иногда пользователь оформляет заказ поставщику и пытается на его основании создать «Заявку на расходование денежных средств» или «Списание денежных средств». Однако система выводит сообщение, что ввод такого документа не требуется.

Рис. 4. При создании на основании Заказа поставщику документа «Заявка на расходование ДС» появляется ошибка

На первый взгляд это выглядит как ошибка, но причина обычно связана с настройкой расчётов по договору с поставщиком.

Если в договоре выбран вариант детализации расчётов «По расчётным документам», программа предполагает, что платежи будут распределяться по документам поступления — например, по накладным или документам приобретения товаров и услуг.

В такой настройке нельзя создать заявку на оплату непосредственно по заказу поставщику. Система ожидает, что сначала будет оформлено поступление.

Если предприятие хочет планировать и проводить оплату именно по заказу поставщику, в договоре необходимо установить детализацию расчётов «По заказам».

Рис. 5. Выбор варианта детализации расчётов

После изменения настройки важно заново выбрать договор в самом заказе поставщику. Это обновит параметры расчётов в документе. Затем на основании заказа можно будет оформить заявку на расходование денежных средств или списание денежных средств.

Кейс 3. Как перенести остаток предоплаты на другой заказ

Ещё одна частая ситуация: компания перечислила поставщику 100% предоплаты по заказу, но фактически получила только часть товара. Остальные поставки по этому заказу больше не ожидаются, а у того же поставщика есть другой заказ, который требует оплаты.

Например, по первому заказу перечислено 146 400 рублей, а товаров поступило только на 58 560 рублей. Часть аванса остаётся неиспользованной. Если оставить её без зачёта, в системе будет числиться переплата по завершённому заказу.

Рис. 6. В программе введён Заказ поставщику, который оплачен на 100% на сумму 146 400 руб.

Для переноса остатка не нужно оформлять новый платёж. В 1С:ERP можно использовать механизм «Зачёт оплаты».

Для этого необходимо открыть исходный заказ поставщику и выбрать команду «Зачёт оплаты». На вкладке «Неиспользованные авансы» система покажет доступный остаток предоплаты. Пользователь выбирает нужную сумму и указывает другой заказ поставщику, на который требуется перенести аванс.

Рис. 7. На вкладке «Неиспользованные авансы» нужно выбрать строку с остатком суммы и зачесть/перенести аванс на новый Заказ поставщику

Такой подход позволяет:

• не перечислять деньги поставщику повторно;
• корректно отразить взаиморасчёты;
• закрыть остаток по первоначальному заказу;
• направить ранее перечисленные средства на актуальную поставку;
• поддерживать достоверность данных по авансам и обязательствам перед поставщиками.

Вывод

Большинство сложностей в закупках 1С:ERP связано не с отсутствием функционала, а с выбором неподходящего сценария или некорректными настройками расчётов.

Чтобы работа была управляемой, важно разделять этапы процесса:

• фиксировать неопределённые и нестандартные потребности через «Заявку на обеспечение»;
• оформлять известную номенклатуру без выбранного поставщика через «Заявку на закупку»;
• создавать заказ поставщику после определения условий закупки;
• заранее настраивать детализацию расчётов в договорах;
• использовать зачёт оплаты для перераспределения неиспользованных авансов.

Такой подход помогает сократить потери заявок, повысить прозрачность закупочного процесса, точнее планировать платежи и вовремя контролировать бюджет предприятия.