Расчет рентабельности инвестиций в систему 1С:ERP Управление предприятием
Система планирования ресурсов предприятия (ERP) является краеугольным камнем практически каждого производственного предприятия. ERP позволяет планировать, распределять и отслеживать все бизнес-процессы, которые напрямую влияют на эффективность производства и распределение продукции.
Для того чтобы в большей мере ощутить эффект от внедрения ERP необходимо правильно оценить внутренние процессы компании и определить какие из них нуждаются в автоматизации. Однако чтобы окончательно убедиться в том, что внедрение системы окажет положительное влияние на компанию, необходим расчет рентабельности инвестиций.
В этой статье мы рассмотрим пять основных этапов для расчета рентабельности инвестиций в систему ERP. Правильный и структурированный подход к предложенным нами этапам, позволит вам эффективно инвестировать в ERP.
Значимость показателя рентабельности инвестиций в ERP
Возврат инвестиций (ROI) — это эффективный метод измерения доходности проекта и сравнения его с другими потенциальными инвестициями, которые может сделать компания. Показатель окупаемости инвестиций может использоваться для определения экономической эффективности проекта, а также для обоснования уже принятых решений об инвестировании. На первый взгляд ERP ROI — это простая метрика, которая рассчитывается по принципу:
Полученный коэффициент, выраженный в процентах, является вашим показателем рентабельности инвестиций в ERP систему. Чем выше коэффициент, тем больше потенциальной выручки получит компания.
Тем не менее, реальный процесс подсчета данного показателя может быть не таким простым, как кажется на первый взгляд. Основная проблема, с которой сталкивается практически каждый, заключается в сложности измерения потенциального дохода и расхода.
Различные подразделения и отдельные лица компании могут по-разному определять затраты и отдачу для проекта ERP и интерпретировать их по-разному. Для финансового отдела в данном случае крайне важно обеспечить согласованность собранных данных и расчетов по всем отделам.
Два других фактора, которые могут существенно повлиять на экономические показатели эффективности инвестиций в ERP, но которые не учитываются при расчете ROI, — это время и риски.
Предположим у вас появляется два варианта реализации проекта по внедрению ERP c одинаковым ROI. Первый вариант имеет высокую стоимость авансового платежа и длительный срок окупаемости, в то время как другой предлагает отсрочку по платежу и окупаемость проекта начнется практически сразу.
Понятно, что второй вариант является более обоснованным предметом инвестирования, поскольку любые потоки доходов и расходов в будущем будут более предсказуемыми. Насколько вы уверены в ваших прогнозируемых расходах? Как скоро проект начнет приносить доход в будущем доход? Ответы на подобные вопросы могут (и должны) оказать существенное влияние на ваш процесс принятия решений.
Принцип подстановки данных в формулу
Прежде чем перечислить основные этапы сбора данных для формулы ROI, необходимо определиться с принципом подстановки данных в формулу.
Какой тип данных относиться к “Ожидаемый доход от ERP”?
К сожалению этот список данных нельзя считать объективным. По сути вы берете в расчет желаемые экономические эффекты от внедрения ERP. Например вы предполагаете что новая система позволит увеличить скорость принятия решений на 10%, сократить производственные простои на 7%, уменьшить количество бизнес-ошибок на 15% и т.д.
Список этих “предположительных” данных зависит от количества модулей, которые будут составлять систему ERP.
Как только вы выразили экономический эффект для модулей в желаемых процентах, следует подсчитать итоговый доход от всех бизнес-процессов после внедрения ERP. Это и будет вашим “Ожидаемым доходом от ERP”.
Другим способом выразить “Ожидаемый доход от ERP” можно благодаря статистическим данным, которые вы можете собрать самостоятельно или обратившись к аналитическим агентствам. Статистические данные представляют собой средне-общие показатели экономического эффекта от внедрения ERP. Как правило за основу берутся данные крупных компаний.
Какой тип данных относиться к “Ожидаемые расходы от ERP”?
Этот тип данных можно и следует оценивать объективно. В первую очередь сюда следует отнести стоимость на лицензию программного продукта. Следующей очевидной статьей расходов будет время простоя некоторых бизнес-процессов, которые напрямую зависят от скорости внедрения ERP.
Суммировав все траты и правильно рассчитав время простоя и итоговые потери, можно соотнести полученный результат с “Ожидаемыми расходами от ERP”.
Какой тип данных относиться к “Общая стоимость проекта”?
К этому типу данных следует относить фактическую стоимость услуг компании интегратора. Сколько вы заплатили за предпроектное обследование? Сколько вы заплатили за консультационные услуги? Сколько стоил сам процесс интеграции? Ответив на эти вопросы и просуммировав все данные, вы можете смело подставлять полученное число в формулу.
Точное прогнозирование затрат на ERP систему
Некоторые затраты, такие как приобретение оборудования и лицензии на программное обеспечение, очевидны и их легко принять во внимание. Однако другие показатели требуют немного больше внимания и усилий для расчета. Как правило, есть пять областей затрат, которые необходимо тщательно считать:
1. Начальные затраты
Как правило, сумму этих затраты можно узнать у выбранного поставщика услуг. Убедитесь в том, что вы учитываете стоимость всех необходимых модулей и функций, которые крайне важны для вашей компании, например, модуль “Производство”. Если вы планируете внедрять ERP по методологии Waterfall, то рекомендуем вам документировать расходы каждого этапа процесса внедрения.
Убедитесь в том, что вы берете в расчет как расходы, так и доходы за тот же период времени в письменном виде и одобрены руководителями проекта.
2. Расходы на консультационные услуги
Процесс внедрения системы ERP является технически сложным делом и иногда требует помощи консультантов, а также значительных трат внутренних ресурсов. Этот тип затрат следует оценивать консервативно, поскольку они обычно заставляют большинство проектов значительно превышать бюджет.
Чтобы избежать увеличения общего объема работ и связанных с этим бюджетных расходов, важно как можно точнее определить объем работы консультантов. Любые изменения относительно продолжительности работы консультанта должны быть задокументированы
3. Эксплуатационные расходы
Регулярная работа службы поддержки и периодические обновления программного обеспечения являются крайне желательными компонентами обслуживания ERP системы. Обязательно рассчитайте затраты на обслуживание (включая обновление и / или замену оборудования) в течение ожидаемого срока службы вашей системы.
(СОВЕТ: поставщики программного обеспечения получают большую часть своей прибыли от ежегодных сборов за обслуживание, поэтому убедитесь, что это является частью переговоров по контракту.)
4. Пользовательские расходы
Процесс обучения относится к стратегически важному этапу для успешного внедрения ERP, и его стоимость обязательно должна быть учтена при расчете ROI. Более того, нужно не забывать, что на этапе обучения сотрудников эффективность использования системы ERP сильно падает, поскольку работники только начинают знакомиться с новой системой.
До тех пор пока процесс обучения не закончится нельзя считать, что ERP система вышла на стадию окупаемости.
5. Осмысление данных
Как только вы соберете данные для расчета ROI необходимо убедиться в их объективности. Для наиболее эффективной оценки рекомендуется сформировать команду, состоящую из представителей всех подразделений, которые будут взаимодействовать с системой ERP.
Аналитики из финансового отдела обязательно должны координировать процесс оценки данных и действовать крайне объективно, чтобы противостоять любым потенциальным отклонениям в расчетах.
Анализируйте итоговые цифры
Если вы дошли до этого этапа, это означает, что ваша рабочая группа тщательно оценила затраты и потенциальные доходы и все участники пришли к согласию о том, что все расчеты верны. В результате, после подстановки всех значений в формулу расчета ROI вы получили значение, которое следует выражать в процентах. Если значение положительно, вы можете ожидать положительный результат от внедрения ERP, если значение отрицательно, то вы понесете потери.
Тем не менее, формула расчета ROI не учитывает элементы времени и риска о которых мы говорили ранее и которые могут оказать ключевое влияние на итоговый результат. Получается, что в действительности значение рентабельности инвестиций в ERP является метрикой “первого прохода”, которая должна инициировать дальнейшее обсуждение проекта.
Компания ERP Band заботится о том, чтобы клиенты получали реальное представление о возможной рентабельности инвестиций в ERP еще до того, как профинансирует проект внедрения.