Оформление поставки: Заказ поставщику в 1С:ERP
Прикладное решение 1С:ERP предоставляет полный инструментарий для управления закупками: от фиксации договорённостей с поставщиками до контроля расхождений при приёмке. Рассмотрим пошагово, как выстроить прозрачный и управляемый процесс снабжения предприятия.
Фиксируем соглашения с поставщиками: цены, сроки, порядок оплаты и условия приёмки.
Регистрируем предварительную договорённость о номенклатуре, объёмах и датах поставки.
Оформляем документ ПТиУ на основании фактического поступления товаров от поставщика.
Фиксируем отклонения по количеству и качеству, анализируем причины сбоев поставок.
Учитываем транспорт, логистику и сопутствующие услуги, формируя полную себестоимость.
Оформляем возвраты и корректировки поставщику при выявлении брака или пересорта.
Цепочка закупочных документов
Процесс регистрации закупок в 1С:ERP выстроен как последовательная цепочка документов, каждый из которых решает свою задачу: Условия закупок → Заказ поставщику → Приёмка товаров → Регистрация расхождений → Корректировки и возвраты. Такой подход обеспечивает сквозной контроль сроков, расходов и качества поставок.
При разовых поставках допустимо обойтись без предварительных этапов — сразу оформить поступление на склад документом Приобретение товаров и услуг (ПТиУ). Для систематических закупок рекомендуется использовать полный цикл с заказом поставщику.
Заказ поставщику: основы оформления
Документ «Заказ поставщику» служит для фиксации предварительных договорённостей: номенклатура, объёмы, сроки, порядок оплаты. Оформляется в разделе Закупки и может быть привязан к соглашению с поставщиком либо создан без него.
Если в соглашении заданы склад и организация, эти параметры автоматически переносятся в заказ, что снижает риск ошибок и ускоряет оформление.
Заказ на основании заказа клиента
Заказ поставщику может быть создан на основании заказа клиента со статусом «К выполнению». В заказе клиента должны быть заполнены товары к обеспечению, вариант обеспечения — «К обеспечению» или «Обеспечивать обособленно», а также дата предполагаемой отгрузки.
На основании одного заказа клиента можно сформировать несколько заказов разным поставщикам — это удобно, когда товары ранее уже поставлялись разными контрагентами. Система покажет историю поставок по каждой позиции.
После поступления товаров от поставщиков в соответствии с оформленными заказами становится возможной их отгрузка клиенту — цепочка «продажа — закупка» замыкается автоматически.
Оформление документа ПТиУ
Документ Приобретение товаров и услуг (ПТиУ) используется для отражения закупки товаров, приёмки на комиссию, получения работ и услуг. Формируется в рабочем месте Закупки → Накладные к оформлению несколькими способами:
- По заказам поставщикам — вкладка «К оформлению приобретения (приёмки)», кнопка «Оформить».
- По факту приёмки на склад — вкладка «Контроль ордеров», кнопка «Оформить → По приёмке».
- Без основания — через журнал «Документы закупки (все)».
При оформлении ПТиУ на основании заказа система контролирует цены: если цена поставки отличается от заявленной в заказе, строка выделяется цветом и пиктограммой, что позволяет оперативно реагировать на изменения.
Журналы оформления документов
Из общего списка документов закупки можно перейти в специализированные журналы по гиперссылкам. Каждый журнал решает свою задачу:
Приобретения
Список распоряжений (заказов поставщикам), по которым нужно оформить документы ПТиУ.
Поступления
Используется в сценарии двухдокументной схемы: накладная + приходный ордер.
Контроль ордеров
Оформление документов поставки по факту приёмки на склад.
Заявления о ввозе
Документы ПТиУ с видом операции «Ввоз из ЕАЭС» без оформленного заявления.
ГТД импорт
Импортные поставки, по которым требуется регистрация таможенной декларации.
Выкупы
Оформление передач и выкупов товаров по распоряжениям.
Новые документы создаются в общем журнале: сначала выбирается вид документа, затем хозяйственная операция. Табличную часть можно заполнить из внешних файлов форматов *.xls, *.mxl и других с помощью команды «Загрузить из внешнего файла».
Особенности учёта и настройки
1С:ERP поддерживает гибкие сценарии учёта закупок. Включив опцию «Поступление товаров на несколько складов» (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки), можно одной накладной оприходовать товар сразу на несколько складов, входящих в заданную группу.
Раздельный учёт
Опция «Раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентированного учёта» позволяет отражать поставки только по регламентированному (вид операции «Закупка по регламентированному учету») или только по управленческому учёту (от имени предопределённой «Управленческой организации»).
Помимо стандартной закупки, система поддерживает: импортные поставки, закупку алкогольной продукции, поступление возвратной тары, приём на комиссию от комитента. Каждый сценарий имеет свои особенности и описывается в отдельных разделах документации.
Контроль расхождений при приёмке
Фактическое количество поступивших товаров не всегда совпадает с заказанным. Для мерных товаров (вес, объём, длина, площадь) система допускает приёмку в пределах допустимого отклонения, заданного в настройках «Допустимое отклонение отгрузки и приёмки мерных товаров».
- Если факт в пределах отклонения — количество в накладной увеличивается, распоряжение считается исполненным.
- Если факт меньше заказа в пределах отклонения — добавляются строки с признаком отмены.
- Если по ордерам принято больше заказа — добавляются строки «сверх заказа».
При проведении ПТиУ выполняются проверки: контроль превышения количества по распоряжениям, контроль предоплаты при превышении в пределах отклонения. Строки с признаком «сверх заказа» в контроле отклонений не участвуют.
